Pakai 7 Cara Ini Mengatasi Keluhan Pelanggan, Sangat Efektif

Setelah menggunakan suatu produk atau jasa, konsumen atau pelanggan yang puas tentunya akan memberikan review positif sekaligus merekomendasikannya kepada orang lain. Sedangkan pelanggan yang tidak puas tentu akan merasa kecewa dan melakukan komplain. Jika tidak ditangani, pelanggan yang tidak puas ini akan menjadi masalah serius, karena mereka cenderung tidak akan membeli produk Anda atau menggunakan layanan Anda lagi, bahkan mungkin menjelek-jelekkan bisnis Anda kepada orang lain. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara yang paling efektif untuk menangani keluhan pelanggan.

Sebelum mengetahui cara mengatasi keluhan pelanggan secara efektif, ada baiknya jika Anda mengetahui terlebih dahulu pengertian komplain secara lengkap. Jadi, yang dimaksud dengan komplain adalah ungkapan ketidakpuasan dari pelanggan yang menggunakan produk atau jasa Anda.

Pengaduan pelanggan ini bisa secara lisan, telepon, tertulis melalui RTP slot berbagai media seperti email, SMS, WhatsApp chat, pesan langsung di Instagram, dan lain sebagainya. Keluhan ini terjadi karena pelanggan tidak puas dalam semua aspek layanan, produk, atau lainnya.

Bagaimana Mengatasi Keluhan Pelanggan?

1. Konfirmasi dan Terima Pengaduan Pelanggan dengan Baik

Cara pertama untuk menangani keluhan pelanggan adalah memberi tahu pelanggan bahwa Anda menginginkan apa yang mereka katakan. Akui ketika Anda melakukan kesalahan, dan jangan lupa untuk segera meminta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh kesalahan tersebut.

Kemudian, katakan juga bahwa Anda akan menyelesaikan kesalahan dalam waktu yang ditentukan. Namun, jika ternyata keluhan yang disampaikan pelanggan bukan disebabkan oleh kesalahan Anda dan Anda sudah membuat pengertian, maka sampaikan saja kepada pelanggan bahwa Anda paham bahwa masalah tersebut bisa membuat mereka kecewa. Anda tidak hanya setuju dengan apa yang dikatakan pelanggan, tetapi Anda juga menghargai perasaan mereka.

2. Permintaan Maaf Segera Kepada Pelanggan

Bahkan sebelum keluhan pelanggan dibuat atau dilaporkan, Anda harus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mereka alami. Tidak pernah mudah untuk mengakui bahwa Anda salah, tetapi Anda harus mengakui bahwa ada sesuatu yang salah.

Jika pelanggan benar-benar kesal, permintaan  maaf ini akan membantu meredakan emosinya dan menenangkan nada sedihnya. Pasalnya, dari permintaan maaf tersebut setidaknya Anda menyampaikan bahwa Anda memahami masalah dan berempati. Jangan pernah mencoba menyangkal, menyembunyikan, atau bahkan menyalahkan balik keluhan pelanggan ini. Sebab, dengan cara ini akan menekan masalah yang sudah terlanjur terjadi.

3. Menampilkan Empati dan Komunikasi yang Baik

Mengungkapkan empati kepada pelanggan akan memberikan dua slot gacor manfaat dalam menangani keluhan pelanggan. Pertama, sebagai tindakan Anda dalam membangun persepsi Anda sendiri, sehingga Anda akan merasakan bagaimana jadinya jika Anda berada di posisi mereka. Kedua, sebagai persepsi diri Anda terhadap pelanggan.

Baca Juga:

4. Memetakan Masalah dari Pengaduan Pelanggan

Setelah Anda mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan, Anda bisa memahami betul masalah apa yang sebenarnya mereka hadapi. Setelah itu coba lakukan analisa cepat, apakah keluhan serupa pernah anda alami sebelumnya? Jika demikian, lalu solusi apa yang Anda tawarkan dan terapkan? Apakah solusi tersebut berfungsi untuk menyelesaikan keluhan pelanggan? Jika berhasil, maka solusi tersebut dapat Anda gunakan kembali untuk menangani keluhan yang kali ini disampaikan oleh pelanggan.

Karena itu sangat penting bagi Anda untuk mencatat setiap keluhan yang masuk dan cara yang Anda lakukan untuk menanganinya. Jika ada satu keluhan terus-menerus yang dibuat oleh pelanggan, anggap itu sebagai peringatan keras bahwa Anda perlu mengambil tindakan serius.

5. Segera Tangani Komplain Pelanggan Dengan Cepat

Setelah Anda cukup memahami apa inti dari keluhan pelanggan dan meminta maaf karenanya, kini Anda bisa menawarkan solusi yang tepat untuk mengatasinya. Jelaskan solusinya kepada pelanggan dan konfirmasikan apakah solusi tersebut dapat menyelesaikan masalah mereka.

6. Bersikaplah fleksibel dan tidak kaku

Berhati-hatilah saat berhadapan dengan Poker Online Uang Asli pelanggan yang emosional dengan keluhannya. Tetap tenang dan fleksibel. Terkadang, sikap kaku bisa muncul akibat kegugupan dari keluhan pelanggan. Perlakukan pelanggan seperti kerabat atau teman, dalam batas-batas tertentu tentunya.

7. Memberikan Solusi Terbaik

keluhan pelanggan sebenarnya belum selesai sampai Anda benar-benar mengimplementasikan solusi yang Anda tawarkan. Penyebaran solusi harus menjadi pengalaman yang disederhanakan bagi pelanggan. Misalnya, pelanggan m